|  |
РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации г. Белово от 10.01.2003 № 15-р
"О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ"
(вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ (ЭПК) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛОВО",
"ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛОВО",
"ПРИМЕРНЫМ ПЛАНОМ РАБОТЫ ЭПК",
"БЛАНКАМИ ПРОТОКОЛА, РЕШЕНИЯ, ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА, ЗАКЛЮЧЕНИЙ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ",
"ПРИМЕРНЫМ ПЕРЕЧНЕМ ДЕЛ, ЗАВОДИМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭПК")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛОВО
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 января 2003 г. № 15-р
О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и комплектованию ими муниципального архива города, контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений Администрации города, организаций, а также для осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений Администрации города и организаций города:
1. Создать постоянно действующую экспертно-проверочную комиссию Администрации города в составе:
Председатель:
Васильева С.Ю. - управляющая делами
Секретарь:
Морозова Л.В. - заведующая архивным отделом
Члены комиссии:
Братанюк Г.В. - заведующая канцелярией
Каренина Н.Г. - начальник отдела кадров
Худяков М.В. - начальник административно-правового отдела
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии согласно приложению № 1.
3. Утвердить инструкцию по организации работы экспертно-проверочной комиссии согласно приложению № 2.
Глава
города Белово
Г.П.ШАТИЛОВ
Приложение № 1
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ (ЭПК) АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА БЕЛОВО
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, Кемеровской области города Белово (как государственной, так и негосударственной его части), экспертизой ценности документов и комплектованием ими муниципального и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений, а также для осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) ведомственных архивов - при Администрации города создается постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).
1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и другими российскими законодательными актами, "Положением об Архивном фонде Российской Федерации", указами и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными документами и методическими пособиями, приказами и указаниями Росархива, архивного управления Администрации Кемеровской области, решениями ЦЭПК при Росархиве, настоящим Положением.
1.3. ЭПК является совещательным органом. Решения ЭПК утверждаются Главой, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивными и другими организациями.
Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеративные нормативные документы и методические пособия, подлежат рассмотрению ЭПК архивного управления Администрации Кемеровской области в установленном порядке.
1.4. В состав ЭПК, утверждаемый распоряжением Главы города входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Администрации.
Председателем ЭПК назначается управляющий делами, секретарем является заведующий архивным отделом.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ЭПК
2.1. Основными задачами ЭПК являются:
2.1.1. определение видов и состава источников комплектования муниципального архива и состава документов, относящихся к Архивному фонду (в том числе к негосударственной его части) и подлежащих хранению в этом архиве;
2.1.2. рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципального архива и ведомственных архивов;
2.1.3. методическое руководство деятельностью экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий.
2.2. Экспертно-проверочная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает следующие вопросы:
2.2.1. проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;
2.2.2. предложения организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве учреждений, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов в ведомствах;
2.2.3. списки предприятий, учреждений и организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в муниципальный архив;
2.2.4. списки лиц - держателей личных фондов;
2.2.5. индивидуальные номенклатуры дел учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования муниципального архива;
2.2.6. представляемые учреждениями, организациями, предприятиями описи дел (документов) постоянного хранения управленческой документации, описи дел по личному составу, инструкции по делопроизводству, положения об архиве, положения об экспертной комиссии организаций;
2.2.7. описи дел постоянного хранения, составленные в муниципальном архиве после проведения научно-технической обработки документов, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов муниципального архива;
2.2.8. акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в муниципальном архиве и ведомственных архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на муниципальное хранение;
2.2.9. описи особо ценных документов, хранящихся в муниципальном архиве;
2.2.10. вопросы приема и приобретения на муниципальное хранение документов личного происхождения;
2.2.11. доклады и информации ответственных за архив в учреждениях, организациях и предприятиях об обеспечении сохранности документов в ведомствах, о ходе и качестве их отбора и подготовки к передаче на муниципальное хранение, информации о работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования;
2.2.12. спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципальных и ведомственных архивов, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда (в том числе негосударственной его части) к передаче на муниципальное хранение.
2.3. ЭПК организует и проводит выездные заседания в крупных организациях и предприятиях - источниках комплектования.
3. ПРАВА ЭПК
3.1. ЭПК принимает решения:
3.1.1. о представлении на утверждение ЭПК архивного управления Администрации Кемеровской области описей дел постоянного хранения управленческой документации, личного происхождения, видео-, кино-, фото-, фонодокументов;
3.1.2. о согласовании номенклатуры дел, описей дел по личному составу, положений об архиве, экспертной комиссии, инструкций по делопроизводству;
3.1.3. об одобрении списков учреждений, лиц, изменений и дополнений к ним, планов и графиков передачи документов, методических пособий, актов описей особо ценных дел постоянного хранения, фотодокументов.
3.2. ЭПК выносит рекомендации по результатам обсуждения вопросов о приеме на муниципальное хранение документов личного происхождения, предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий, предложений по определению сроков хранения документов, спорных вопросов, возникающих при отборе документов на муниципальное хранение. Рекомендации ЭПК по этим вопросам в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЭПК архивного управления Администрации Кемеровской области.
3.3. ЭПК предоставляется право:
3.3.1. в необходимых случаях при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать представления учреждением актов о выделении документов к уничтожению;
3.3.2. рекомендовать учреждениям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;
3.3.3. запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний экспертных комиссий по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;
3.3.4. информировать руководителей организаций по вопросам деятельности их экспертных комиссий;
3.3.5. требовать от экспертных комиссий организаций - источников комплектования соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы;
3.3.6. ставить перед руководством вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда и нарушении правил обеспечения сохранности документов.
3.4. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседание комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
3.5. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭПК
4.1. Деятельность ЭПК предусматривается основными правилами развития архивного дела в городе.
4.2. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже двух раз в год. При необходимости могут проводиться выездные заседания. Заседание комиссии (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.
4.3. Заседание ЭПК протоколируется. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов, присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается руководством архивного отдела.
Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседаниях комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
4.4. Протоколы ЭПК подписываются председателем, секретарем и утверждаются Главой города.
4.5. По результатам рассмотрения на заседаниях ЭПК вопросов (документов) заинтересованным учреждениям и лицам направляются решения комиссии.
4.6. Секретарь ЭПК по указанию ее председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, протоколирует ход заседаний, информирует заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭПК, осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнения решений ЭПК.
Управляющая делами
С.Ю.ВАСИЛЬЕВА
Приложение № 2
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛОВО
В соответствии с Законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 28.08.1995 государственные архивы городов и районов с переменным составом документов получили статус муниципальных архивов с постоянным составом документов.
На Администрации городов и районов возложена ответственность за состояние архивного дела и обеспечение сохранности документов своей территории.
Для выполнения этой задачи создается экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Администрации города.
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭПК
1.1. Постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) города создается распоряжением Главы города в количестве 5 человек.
1.2. Основные задачи, функции и права ЭПК определены положением об ЭПК.
1.3. Председатель ЭПК:
- руководит деятельностью ЭПК и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач;
- обеспечивает контроль за своевременным рассмотрением документов и материалов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и выполнением принятых решений;
- проводит заседания ЭПК;
- проводит анализ состояния работы с учреждениями города;
- отчитывается о работе ЭПК.
В целях выработки научно-обоснованных решений председатель ЭПК:
- поручает членам ЭПК в установленном порядке вести подготовку вопросов для внесения на рассмотрение ЭПК;
- привлекает в установленном порядке к подготовке отдельных вопросов специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
Секретарь ЭПК:
- планирует работу экспертно-проверочной комиссии, увязывая ее с планами работы муниципального архива и заинтересованных организаций;
- обеспечивает созыв заседаний комиссии;
- ведет учет представленных на ЭПК документов. Проверяет соблюдение установленного порядка представления основных документов;
- распределяет представленные документы на рассмотрение членам ЭПК;
- протоколирует ход заседаний комиссии в оформляет протокол заседания ЭПК;
- проставляет соответствующие грифы на рассмотренных ЭПК документах;
- готовит документы к отправке;
- информирует заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭПК;
- осуществляет учет проделанной работы и отчетность о работе комиссии;
- ведет документацию, созданную комиссией, и обеспечивает ее сохранность.
Члены ЭПК:
- ведут практическую, методическую и организационную работу по выполнению функций, определенных положением об ЭПК;
- по поручению ЭПК проверяют качество выполненных работ, связанных с экспертизой ценности документов и комплектованием муниципального архива;
- дают заключения о качестве проведенной экспертизы ценности документов, отбора на хранение и научно-технической обработки документов.
1.4. Деятельность ЭПК предусматривается основными направлениями развития архивного дела в городе и планом работы ЭПК на год (приложение № 3).
1.5. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
1.6. Заседания ЭПК протоколируются. Протоколы ЭПК подписываются председателем и секретарем, утверждаются Главой города (приложение № 4).
1.7. По результатам рассмотрения на заседаниях ЭПК вопросов (документов), учреждениям и лицам направляются решения. Решения принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов (приложение № 5).
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭПК
В соответствии с задачами, компетенцией и характером решаемых вопросов в деятельности ЭПК создаются следующие основные виды документов:
- протоколы заседаний ЭПК;
- выписки из протоколов заседаний ЭПК;
- письма, замечания, отзывы;
- заключения экспертов, членов ЭПК;
- графики рассмотрения ЭПК описей дел, номенклатуры дел и других нормативно-методических документов;
- планы;
- отчеты.
2.1. Протокол заседания ЭПК фиксирует в обобщенной форме вопросы, рассмотренные на заседании, и подробно - решения, принятые по каждому вопросу или рассмотренному документу.
Протокол составляется на основе представленных к заседанию документов в доработанных в ходе обсуждения решений.
Протоколы ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК.
Протоколы ЭПК группируются в самостоятельное дело "Протоколы заседаний ЭПК". Документы к ним (отзывы, предложения, справки, копии приказов и др.) располагаются в последовательности рассмотрения вопросов и формируются также в самостоятельное дело "Документы к протоколам заседаний ЭПК".
2.2. Выписка из протокола ЭПК оформляется в качестве самостоятельного документа с целью довести решение ЭПК до сведения заинтересованных организаций.
Выписка печатается в нужном количестве экземпляров. На последнем листе протокола делается отметка о том, кому разослана выписка (приложение № 6).
Копии выписок из протоколов ЭПК формируются в дело "Выписки из протоколов ЭПК".
2.3. Письмо ЭПК составляется на бланке Администрации и подписывается руководством и председателем ЭПК. Письмо составляется по организационным, методическим, практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципального архива, работы ЭК и др.
2.4. Заключения (отзывы) на документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, должны содержать их общую оценку, конкретные замечания и предложения по существу рассматриваемого вопроса (документа).
Заключения составляют заведующая архивным отделом, члены ЭПК.
Заключения на описи составляются по форме приложения № 7.
Заключения на номенклатуру дел составляются по форме приложения № 8.
Заключения на другие документы составляются в текстовой произвольной форме.
2.5. План работы ЭПК составляется секретарем на основании плана основных направлений развития архивного дела в городе.
2.6. Отчет о работе ЭПК за год составляется секретарем ЭПК. Отчет заслушивается на заседании ЭПК.
2.7. График рассмотрения ЭПК описей и номенклатуры дел и других нормативно-методических документов рекомендуется вести в целях организации планомерного рассмотрения указанных документов и осуществления контроля за ходом выполнения плановых показателей; он должен, по возможности, предусматривать одновременное рассмотрение описей и номенклатуры дел всех учреждений, расположенных на территории города.
График составляется по согласованию с ЭК организаций, учреждений, предприятий. При этом определяется год, по который обязательно должны быть упорядочены документы учреждений.
Для организации работы можно использовать график согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений в муниципальный архив.
3. ПОРЯДОК УЧЕТА И ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ
НА РАССМОТРЕНИЕ ЭПК
3.1. При получении документов, представленных на рассмотрение ЭПК, секретарь ЭПК проверяет наличие и комплектность материалов к рассматриваемым документам. Неправильно оформленные и не содержащие всех необходимых приложений документы возвращаются корреспондентам, или недостающие документы запрашиваются дополнительно.
3.2. В целях учета представленных на рассмотрение ЭПК документов, контроля за их рассмотрением, а также для учета принятых комиссией решений секретарь ЭПК фиксирует на карточках сведения об описях, номенклатуре дел, других нормативно-методических документах, актах, поступивших на ЭПК, либо в журнале регистрации документов, поступивших на ЭПК.
3.3. Секретарь ЭПК передает на рассмотрение члену ЭПК документы вместе с заключениями к ним. Каждый член ЭПК имеет рабочую папку, в которой находятся методические документы, относящиеся к работе.
3.4. Член ЭПК согласовывает заключение, составленное экспертом.
3.5. По результатам рассмотрения, зафиксированного в заключении, секретарь проставляет в карточке или журнале номер и дату протокола.
3.6. На документах, рассмотренных и принятых ЭПК, секретарь проставляет номер и дату протокола.
3.7. В случаях когда рассмотренный документ возвращается для доработки учреждению, секретарь составляет на карточке или в журнале "возвращено на доработку". При возвращении на доработку описи, оставляется на контроле один ее экземпляр.
Управляющая делами
С.Ю.ВАСИЛЬЕВА
Приложение № 3
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
ПРИМЕРНЫЙ ПЛАН
РАБОТЫ ЭПК
-----T---------------------------------T-----------T-------------¬
¦ N№ ¦ Наименование мероприятия ¦ Срок ¦Ответственный¦
¦ пп ¦ ¦исполнения ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦1. ¦Рассмотрение документов: ¦В течение ¦Морозова Л.В.¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦1.1.¦описей дел постоянного хранения; ¦года ¦Начальники ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦1.2.¦описей дел по личному составу; ¦ ¦структурных ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦1.3.¦номенклатуры дел; ¦ ¦управлений ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦1.4.¦инструкции по делопроизводству ¦ ¦ ¦
¦ ¦учреждений ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦2. ¦Организовать выездное расширенное¦1 полугодие¦Морозова Л.В.¦
¦ ¦заседание "Об обеспечении сохран-¦ ¦Деделова К.Г.¦
¦ ¦ности документов в управлении об-¦ ¦ ¦
¦ ¦разования" ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦3. ¦Заслушать информацию председателя¦2 полугодие¦Морозова Л.В.¦
¦ ¦экспертной комиссии и ответствен-¦ ¦Шишкина Т.Ф. ¦
¦ ¦ного за архив УКиК "Об обеспе- ¦ ¦ ¦
¦ ¦чении сохранности документов по ¦ ¦ ¦
¦ ¦личному составу" ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦4. ¦Заслушать информацию заведующей ¦2 полугодие¦Морозова Л.В.¦
¦ ¦архивным отделом о количестве ¦ ¦ ¦
¦ ¦организаций и дел постоянного ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранения, хранящихся в организа- ¦ ¦ ¦
¦ ¦циях сверх установленного срока ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦5. ¦О подготовке и передаче на хране-¦ ¦Симоненко ¦
¦ ¦ние документов по выборам ¦ ¦Н.Г. ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦6. ¦Разработать памятку по составле- ¦2 полугодие¦Морозова Л.В.¦
¦ ¦нию номенклатуры ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦7. ¦Разработать памятку по составле- ¦2 полугодие¦Морозова Л.В.¦
¦ ¦нию описей дел постоянного хране-¦ ¦ ¦
¦ ¦ния и по личному составу ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦8. ¦Сообщение зав. архивным отделом о¦2 полугодие¦Морозова Л.В.¦
¦ ¦результатах проведенной паспорти-¦ ¦ ¦
¦ ¦зации ведомственных архивов и ¦ ¦ ¦
¦ ¦т.п. ¦ ¦ ¦
+----+---------------------------------+-----------+-------------+
¦9. ¦Отчет о работе ЭПК ¦ ¦Морозова Л.В.¦
L----+---------------------------------+-----------+--------------
Управляющая делами
С.Ю.ВАСИЛЬЕВА
Приложение № 4
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
Администрация города УТВЕРЖДАЮ
Белово Глава города
ФИО
ПРОТОКОЛ
______ № ___
заседания
экспертно-проверочной
комиссии
Председатель __________________
Секретарь _____________________
ПРИСУТСТВОВАЛИ: члены ЭПК _______________________
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Приглашенные: _______________________
_______________________
_______________________
Повестка дня:
1. Рассмотрение описей документальных материалов постоянного
хранения и по личному составу, актов на дела, отобранные к
уничтожению.
2. Рассмотрение номенклатуры дел.
3. Рассмотрение положений об архиве.
4. Рассмотрение положений об экспертной комиссии.
5. Рассмотрение инструкций по делопроизводству.
-------------------------------------------------T----------------------------T-------------------------¬
¦ СЛУШАЛИ ¦ ВЫСТУПИЛИ ¦ РЕШИЛИ ¦
+--T------------T----------T----------T----------+----------------------------+------T------T------T----+
¦ ¦Наименование¦Описи на ¦ Описи по ¦Акты о ¦Инициалы, фамилии экспертов,¦Описи ¦Описи ¦Акты о¦При-¦
¦ ¦учреждений, ¦дела пос- ¦ штатному ¦выделении ¦ краткое содержание ¦ дел ¦по ¦выде- ¦ме- ¦
¦ ¦ фондов, ¦тоянного ¦ составу ¦к уничто- ¦ заключения ¦пост. ¦лично-¦лении ¦ча- ¦
¦ ¦описей и др.¦хранения ¦ ¦жению ¦ ¦хран.,¦му ¦к ¦ние ¦
¦ ¦ документов +-----T----+-----T----+-----T----+ ¦кол-во¦соста-¦унич.,¦ ¦
¦ ¦ ¦Край-¦К-во¦Край-¦К-во¦Край-¦К-во¦ ¦ дел ¦ву, ¦кол-во¦ ¦
¦ ¦ ¦ние ¦дел ¦ние ¦дел ¦ние ¦дел ¦ ¦ ¦кол-во¦дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦ ¦даты ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+------------+-----+----+-----+----+-----+----+----------------------------+------+------+------+-----
Приложение № 5
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
Бланк Администрации
РЕШЕНИЕ
экспертно-проверочной комиссии
Документальные материалы _________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
по описи № ____________
в количестве ____________ ед. хр.
за _________________ годы
Согласовать
Замечания ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Основание: Протокол № ________ заседания ЭПК от __________________
Секретарь ЭПК _________________
Приложение № 6
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
Бланк Администрации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертно-проверочной
комиссии
от "___" ___________ № _____
СЛУШАЛИ:
1.
ЭПК РЕШИЛА:
1.1.
1.2.
Председатель ЭКП __________________
Форма выписки из пронюхана заседания ЭПК
Приложение № 7
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
00.00.00
Об описях дел
__________________
_____________________________
(название учреждения)
На рассмотрение ЭПК Администрации города представляются:
-------------------------T------------T--------------T-----------¬
¦ Опись дел постоянного ¦Крайние даты¦Количество дел¦С № ______¦
¦ хранения ¦ ¦ ¦по № ______¦
+------------------------+------------+--------------+-----------+
¦Опись дел по личному ¦ ¦ ¦ ¦
¦составу № _________ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------+------------+--------------+------------
Включенные в опись дела обработаны согласно требованиям
Основных правил.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
К описи составлен справочный аппарат: титульный лист,
предисловие, историческая справка (дополнение к справке) (нужное
подчеркнуть).
Замечания по полноте состава документов:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Документы хранятся: в архиве, в рабочих комнатах.
Сохранность документов: обеспечена, не обеспечена (нужное
подчеркнуть).
Считаю возможным опись № 1 представить на рассмотрение ЭПК АУ
АКО.
Опись № 2 согласовать.
Эксперт-куратор подпись ФИО
Приложение № 8
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
00.00.00
О номенклатуре дел
на ________________ год
Я, эксперт ________________________ рассмотрела представленную
номенклатуру дел и установила:
1. Предшествующая номенклатура дел на _______________ год была
согласована протоколом ЭПК от _____________ № ______.
Представленная номенклатура на ___________ год рассматривается
в связи:
а) с началом деятельности организации. Организация создана
_________________;
б) с преобразованием организации: коренным изменением функций,
изменением формы собственности, изменением структуры;
в) с изменениями в составе документов.
2. Документы, включенные в номенклатуру дел полностью
(частично) отражают деятельность организации. Замечания:
3. Номенклатура дел составлена по принципу:
а) структурного деления организации;
б) производственно-отраслевой или функциональной схемам.
4. Формирование документов в дела:
Качество заголовков дел:
5. Номенклатура дел оформлена в соответствии с требованиями
Основных правил работы ведомственных архивов М., 1986 г.; ГОСТ Р
6.30-97.
Замечания по оформлению:
Номенклатура дел представлена на рассмотрение после одобрения
ЭК (протокол от ____________ № ______).
Считаю возможным номенклатуру дел ____________________________
на _________ год согласовать.
Эксперт-куратор ФИО
Приложение № 9
к распоряжению Главы
города Белово
от 10.01.2003 № 15-р
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДЕЛ, ЗАВОДИМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭПК <*>
----T---------------------------------------------T--------------¬
¦1. ¦Действующие нормативно-методические документы¦3 года после ¦
¦ ¦по организации работы ЭПК (инструкции, реко- ¦замены новыми,¦
¦ ¦мендации, положения) ¦ст. 10 ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦2. ¦Приказы, указания, решения Коллегии Росархи- ¦3 года после ¦
¦ ¦ва, архивного управления АКО, относящиеся к ¦замены новыми,¦
¦ ¦деятельности ЭПК. Копии ¦ст. 10 ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦3. ¦Решения ЦЭПК Росархива, ЭПК архивного управ- ¦3 года после ¦
¦ ¦ления АКО по изменению сроков хранения доку- ¦замены новыми,¦
¦ ¦ментов. Копии ¦ст. 10 ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦4. ¦Положение об ЭПК ¦Пост., ст. 16 ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦5. ¦Протоколы заседаний ЭПК ¦Пост., ст. 16в¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦6. ¦Документы к протоколам заседаний ЭПК ¦5 лет <**> ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦7. ¦Выписки из протоколов ЭПК. Копии ¦5 лет ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦8. ¦План работы ЭПК на год ¦Пост., ст. 90 ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦9. ¦Отчет о работе за год ¦Пост., ст. 198¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦10.¦Примерные списки видов учреждений, организа- ¦До минования ¦
¦ ¦ций, предприятий, являющихся и не являющихся ¦надобности ¦
¦ ¦источниками комплектования архивов ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦11.¦Решения ЦЭПК Росархива и ЦЭК министерств, ве-¦До минования ¦
¦ ¦домств об оптимизации состава архивных фондов¦надобности ¦
¦ ¦организаций и предприятий ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦12.¦Список учреждений, организаций, предприятий -¦Постоянно ¦
¦ ¦источников комплектования муниципального ар- ¦ ¦
¦ ¦хива. Изменения и дополнения к списку ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦13.¦Переписка с ЭПК архивного управления АКО по ¦5 лет ЭПК, ¦
¦ ¦методическим вопросам экспертизы и комплек- ¦ст. 12 ¦
¦ ¦тования ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦14.¦Переписка с учреждениями, организациями, ¦5 лет, ст. 12 ¦
¦ ¦предприятиями по экспертизе ценности докумен-¦ ¦
¦ ¦тов и комплектованию, организации работы ЭК ¦ ¦
¦ ¦учреждений ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦15.¦Графики утверждения описей, согласования но- ¦Пост., ст. 10 ¦
¦ ¦менклатуры дел и др. методических документов ¦ ¦
+---+---------------------------------------------+--------------+
¦16.¦Учетно-справочная картотека ЭПК или журнал ¦3 года, ¦
¦ ¦регистрации документов, поступивших на ЭПК ¦ст. 726 ¦
L---+---------------------------------------------+---------------
--------------------------------
<*> Дела, создаваемые в деятельности ЭПК, включаются в номенклатуру дел архивного органа. В делопроизводстве ЭПК находится из номенклатуры дел.
<**> Документы методического характера - постоянно.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
